Introduction

Ce document est le mode d’emploi du poste de garde Mediris pour médecins.

Le poste de garde Mediris peut être configuré de différentes manières pour chaque poste de garde ; il en résulte que le mode d’emploi peut parfois différer légèrement en fonction de la configuration spécifique du poste de garde.

Étant donné que le poste de garde Mediris est une application internet, aucune installation locale sur votre ordinateur n’est requise. Vous n’avez besoin que d’une connexion internet pour pouvoir utiliser le programme. Mediris fonctionne également aisément avec une connexion 3G/4G (p.ex. sur un smartphone ou une tablette lorsque vous êtes en déplacement).

Vous pouvez également utiliser Mediris pour enregistrer des remplacements. Vous n’avez, dans un tel cas, pas besoin de créer un dossier dans votre propre EMD et pouvez tout de même tenir le confrère que vous remplacez informé de ses patients.

Se connecter

Vous pouvez vous connecter à Mediris à l’aide de votre adresse électronique personnelle et de votre mot de passe.

Si vous ne connaissez plus votre mot de passe, vous pouvez le réinitialiser via le bouton bleu « Mot de passe oublié ». Après avoir entré votre adresse électronique, vous recevrez immédiatement un courriel renfermant un lien permettant de réinitialiser votre mot de passe.

Un nouveau mot de passe doit satisfaire aux conditions minimales suivantes :

  • Au moins 8 caractères
  • Au moins une lettre majuscule
  • Au moins un caractère spécial (chiffre ou autre)

Session eHealth

Nous supposons, dans ce mode opératoire, que vous avez une session eHealth disponible dans Mediris, afin que vous puissiez utiliser toutes les fonctions d’eHealth dans Mediris (consultez un Sumehr, demandez le titulaire du DMG, tarification, efact, etc.).

Le logo eHealth vert en haut à droite dans Mediris vous permet de vérifier si une session eHealth individuelle a été créée à votre profit. Si ce logo est rouge, vous n’avez pas de session eHealth et vous ne pouvez utiliser que les fonctionnalités de base de Mediris pour créer un rapport médical.

Vous pouvez ouvrir une session eHealth de 3 manières différentes :

  • En effectuant la lecture de votre carte eID sur le poste de garde à l’aide du logiciel de connexion à la session eHealth
  • En enregistrant votre certificat eHealth personnel dans Mediris (voir onglet « Mes coordonnées »)
  • En installant Mediring sur votre ordinateur

Lors de l’installation de Mediring, vous pouvez indiquer si vous souhaitez utiliser le programme uniquement pour créer une session eHealth ou si vous souhaitez utiliser Mediring pour envoyer et recevoir des rapports via l’eHealthBox (similaire à Hector ou Medimail).

Aussi longtemps que Mediring tourne sur votre ordinateur, Mediring renouvellera automatiquement votre session eHealth dans Mediris. Lorsque vous clôturez Mediring ou éteignez votre ordinateur, la session eHealth reste encore active pendant 24 heures.

Une session eHealth reste valide pendant 24 heures dans Mediris. Cela signifie que lorsque vous êtes en déplacement avec un appareil mobile (iPad, iPhone ou appareil Android), vous disposez encore de votre session personnelle eHealth et pouvez continuer à utiliser toutes les fonctionnalités eHealth dans Mediris (consulter un Sumehr, par exemple).

Synthèse des contacts

Le premier écran qui se présente à vous après que vous vous soyez connecté à Mediris est l’écran de synthèse de vos propres contacts patients. À l’aide de la sélection « De » et « À », vous pouvez renseigner la période pour laquelle vous souhaitez examiner vos contacts. Par défaut, cette fonction est configurée à la semaine précédente, mais vous pouvez facilement remonter dans le temps. Les contacts plus anciens ne sont jamais supprimés ou archivés et peuvent toujours être consultés.
Vous pouvez également trier les contacts en fonction de l’heure à laquelle l’appel a été reçu via l’accueil ou à laquelle vous avez vous-même enregistré le contact.

Si vous recherchez un rapport sur un patient donné, vous pouvez également le faire à l’aide de la fonction de recherche.

Outre l’onglet « Contacts », les onglets suivants, qui seront abordés dans les chapitres suivants, sont également disponibles dans Mediris :

  • Salle d’attente : synthèse des patients présents dans la salle d’attente (par site de service de garde)
  • Appels : synthèse des appels tant pour les visites à domicile que pour les consultations
  • Tél. Avis : avis médicaux ou appels pour visites à domicile urgentes, par téléphone
  • Rendez-vous : synthèse de tous les rendez-vous fixés par l’accueil
  • Mes coordonnées : informations personnelles et possibilité d’ajouter un certificat eHealth

Dans la synthèse, vous pouvez vérifier si un rapport a été complété et envoyé, si le statut du contact est coché. À partir de ce moment, vous ne pouvez plus modifier le rapport mais uniquement le consulter à l’aide du bouton « Consulter le contact ». Vous pouvez également imprimer à tout moment une copie du rapport à l’aide du bouton « Imprimer le rapport du contact ».

Si un rapport n’est pas encore entièrement terminé, vous pouvez le rappeler à l’aide du bouton bleu « Modifier le contact ».

Pour créer un rapport pour une semaine de garde ou un remplacement, appuyez sur le bouton bleu « Nouveau contact ». Un nouvel écran comprenant 10 + 1 étapes s’affiche, vous permettant de créer un rapport : 10 étapes comprenant des informations sur le contact du patient et la dernière étape comprenant une synthèse de tous les éléments précédents complétés par vous.

Ces 10+1 étapes vous permettent d’enregistrer une consultation ou une visite à domicile. Vous pouvez y rédiger et imprimer non seulement une prescription de médicaments, mais également un certificat d’incapacité de travail. Veillez toutefois à sélectionner la bonne imprimante et le bon tiroir à papier, si vous utilisez plusieurs imprimantes :

  • Rapport : format A4
  • Prescription : format DL ou Enveloppe
  • Incapacité de travail : format DL ou Enveloppe

Vous n’utiliserez jamais le bouton « Nouveau contact » dans un poste de garde, parce que les données du patient ont été enregistrées par l’accueil. Utilisez, dans ce cas, l’onglet « Salle d’attente » si vous tenez des consultations au poste de garde ou l’onglet « Appels » si vous faites des visites à domicile.

Nouveau contact

Comme déjà mentionné ci-dessus, 10+1 étapes sont nécessaires pour finaliser un contact de patient. Certaines de ces étapes sont optionnelles et la dernière étape comprend une synthèse des 10 étapes précédentes.

Nous décrivons entièrement chacune de ces étapes ci-après.

Patient

Vous pouvez introduire les données du patient de 4 manières dans Mediris :

  1. À l’aide de la carte eID du patient (recommandé si possible)
  2. À l’aide du numéro de registre national (dans ce cas, le nom et la date de naissance du patient sont complétés automatiquement)
  3. À l’aide de la recherche d’un patient existant, à partir de son nom ou sa date de naissance (à l’aide de la fonction de recherche symbolisée par la loupe derrière le champ)
  4. À l’aide d’un enregistrement « manuel » des données d’un nouveau patient

Seuls le nom, le prénom et la date de naissance sont obligatoires pour créer un rapport, mais nous recommandons fortement d’indiquer également le numéro de registre national du patient. Il est ainsi possible, par exemple, de vérifier l’assurabilité du patient et le rapport sera automatiquement relié au dossier du patient chez le médecin destinataire.

Si la chose est possible, nous recommandons de lire la carte eID du patient. Toutes les données sont, dans ce cas, correctement complétées et une relation thérapeutique peut également être établie avec le patient.

Cette relation thérapeutique est nécessaire pour :

  • Consulter le Sumehr du patient via Vitalink
  • Rechercher le médecin détenteur du DMG du patient
  • Établir le lien vers les hubs

Si vous avez effectué la lecture de la carte eID d’un patient, ces recherches se font automatiquement en arrière-plan. Vous ne devez rien faire pour cela.

La lecture de la carte eID peut se faire très simplement à l’aide du logiciel eID-Viewer. Il s’agit d’un programme qui s’installe automatiquement lorsque vous installez le middleware eID des pouvoirs publics (via le site internet http://eid.belgium.be/fr). Ce logiciel a été installé sur les ordinateurs du poste de garde.

Comment procéder ?

  1. Lancez le logiciel eID-Viewer (voir la capture d’écran).
  2. Effectuez la lecture de la carte eID du patient à l’aide de l’application eID-Viewer.
  3. Cliquez sur la photo du patient et glissez-la sur l’écran patient dans Mediris (maintenez enfoncé le bouton de la souris).
  4. Relâchez le bouton de la souris dans Mediris et toutes les informations du patient seront automatiquement complétées dans Mediris.

Médecin Généraliste

Le destinataire du rapport est désigné à l’étape « Médecin généraliste ». En principe, ce sera le médecin généraliste du patient. Si vous possédez une session eHealth et que la carte eID du patient a été lue, le médecin détenteur du DMG du patient est automatiquement renseigné comme destinataire du rapport.

Vous pouvez également toujours rechercher un médecin donné via le champ de recherche intelligent. Vous pouvez retrouver presque tous les médecins généralistes en Belgique de cette façon. Il vous donc également possible d’envoyer un rapport à un collègue en dehors de votre région de garde.

Conseil : Si vous effectuez une recherche à partir d’un nom très répandu, vous pouvez appuyer sur le bouton « Recherche étendue ». Vous pouvez alors spécifier la commune dans laquelle le destinataire exerce ou le numéro INAMI dans le pop-up qui s’ouvre.

Il n’est pas obligatoire de renseigner le médecin généraliste du patient ; dans ce cas toutefois, aucun rapport ne peut, bien entendu, être envoyé.

Concerne

À l’étape « Concerne », vous devez indiquer la date et l’heure du contact. Ces informations sont complétées à l’avance par défaut avec l’heure à laquelle le contact a été créé dans Mediris.

Vous pouvez également indiquer le type de contact, même si celui-ci sera généralement correctement enregistré par l’accueil. Dans un environnement de poste de garde, l’avis par téléphone sera traité dans le menu Tél. Avis.

Comme type de garde, une distinction est faite entre les gardes de week-end ou de jour férié, les gardes de semaine et les remplacements. Si vous optez pour un remplacement, celui-ci n’est pas repris dans les statistiques des services de garde.

Subjectif

Les 5 étapes suivantes suivent le principe SOEP [1].

  • Sentiments et perceptions du patient qui conduisent celui-ci chez le prestataire de soins. On renseigne ici les données provenant de l’anamnèse.

OU

  • RFE (Reason for encounter): plainte littérale du patient.


Selon le choix de la configuration du poste de garde, l’encryptage dans Mediris est ou non obligatoire. Il est bien entendu toujours recommandé d’encrypter.

  • Principe de recherche : toujours 3 caractères, éventuellement séparés du deuxième terme de recherche par un espace, à compléter dans le champ de recherche.
  • La plus courante : Donne une liste de 27 termes les plus utilisés. Si l’on choisit dans cette liste, l’information est également encryptée.
  • ICPC2 : Ouvre une structure arborescente comprenant tous les termes possibles, de sorte que vous pouvez vous-même rechercher de manière ciblée le terme le plus adéquat.
  • Vous disposez également d’un champ permettant d’introduire un texte libre. Si vous n’avez complété que ce champ, vous n’avez pas de données encryptées.

Objectif

  • Examen clinique : Signes et symptômes que le prestataire de soins peut observer de lui-même. Les résultats de l’examen corporel propre. C’est un champ de texte libre dans lequel jusqu’à 255 caractères peuvent être introduits.
  • Paramètres : Vous pouvez compléter les paramètres du patient à cet endroit.

Évaluation

Explication des plaintes et symptômes Généralement un ou plusieurs diagnostics

L’évaluation de l’urgence doit également être indiquée dans cet écran. Cet enregistrement est très important pour pouvoir établir les statistiques de garde du circuit.

L’encryptage fonctionne suivant le même principe que pour l’étape ‘subjectif’ :

  • À l’aide du champ de recherche qui est encrypté ou via les 30 termes les plus courants. Ici également, vous pouvez ouvrir une structure arborescente à l’aide du bouton ICPC2, afin de filtrer les possibilités.
  • Ou champ de texte libre (sans encryptage).

Il n’y a aucune limitation de la quantité de texte pouvant être introduit ici.

Médication

Si vous souhaitez prescrire des médicaments, vous pouvez rédiger et imprimer une prescription classique ou créer une prescription électronique via Mediris Recipe. Pour créer une prescription électronique, le numéro de registre national du patient doit toutefois être connu.

Vous pouvez rechercher le médicament à partir du nom de produit (marque) ou du nom de la molécule (composant actif dans le médicament). Dès que vous aurez introduit 3 lettres, le champ intelligent vous soumettra des propositions de médicament ; cliquez, à ce moment sur le terme correct.
Une fenêtre s’ouvre pour afficher toutes les versions possibles de ce médicament et leur prix. Vous pouvez également cliquer sur la mappemonde bleue derrière le nom du médicament pour naviguer vers la page BCFI de ce médicament.

Lorsque vous appuyez sur le bouton bleu « Prescription Recipe » ou « Prescription classique », un pop-up s’ouvre avec la prescription, que vous pouvez ensuite imprimer.

Il est également important de choisir le format correct lors de l’impression. Une prescription est en effet toujours de format DL ou Enveloppe.

Autre Traitement

D’autres traitements et/ou renvois peuvent être ajoutés à cet endroit :

  • Prestations techniques : vous pouvez, ici, ajouter des prestations techniques, comme des sutures, un ECG, … au rapport ; celles-ci apparaissent également à l’étape « Honoraires »
  • Renvoi : choisir entre admission à l’hôpital, renvoi aux urgences, renvoi au médecin généraliste, renvoi profession paramédicale
  • Autre traitement :
    • Demande d’examens techniques, d’analyses de laboratoire, de RX, …
    • Vaccination
    • Injection
    • Soins d’une blessure
    • Etc.

Avec une explication complémentaire selon les choix.

Incapacité

À partir de cet écran, il est possible d’établir un certificat d’incapacité, pouvant également être imprimé.

Comme pour la prescription, il est important de configurer l’impression au format DL ou Enveloppe.

Honoraires

Si le numéro de registre national du patient a été enregistré à l’étape « Patient », l’assurabilité du patient est automatiquement demandée à MyCareNet et les honoraires calculés dans cet écran.

En fonction du type de contact (consultation ou visite à domicile) et de l’heure du contact, les nomenclatures et suppléments corrects sont complétés à l’avance. Vous pouvez bien entendu ajouter vous-même des prestations techniques, en saisissant leur code ou leur description dans le champ « Saisissez la nomenclature ». Vous pouvez également effectuer une recherche dans une liste de codes de nomenclature en cliquant sur l’icône en forme de loupe. Si un problème devait surgir avec les codes, relativement au fait que vous êtes ou non accrédité, vous pouvez modifier votre statut d’accréditation dans l’onglet « Mes coordonnées ».

Si l’application du régime du tiers payant est obligatoire, ce qui est généralement le cas d’un patient omnio, un message apparaît en haut de l’écran pour vous rappeler qu’aucun attestation de soit ne doit être délivrée.

Lors d’une garde au poste de garde avec perception centrale

Si le poste de garde fonctionne avec une perception centrale au nom du poste de garde, le paiement se fait à l’accueil. Comme médecin, il vous suffit de contrôler si toutes les prestations ont été enregistrées correctement.

Si l’application du régime de tiers payant est autorisée, le cadre reprenant les données du patient est coloré en vert (voir l’illustration). Ceci est toujours le cas des contacts de patient pendant le service de garde, étant donné qu’un service de garde est une justification officielle de l’application du régime du tiers payant. Ce n’est que si le patient n’est pas affilié à une mutualité ni membre d’une maison médicale que ce cadre est coloré en rouge et que le régime du tiers payant ne peut pas être appliqué.

Selon le poste de garde où vous exercez, le régime du tiers payant sera appliqué à tout le monde ou aux seules personnes à statut obligatoire. Pour les postes de garde dans lesquels le régime du tiers payant est d’application générale, celui-ci s’appliquera automatiquement ; vous n’avez donc rien à indiquer. Les personnes bénéficiaires de la compensation accrue/du statut omnio seront également automatiquement traitées comme régime du tiers payant.

Lors d’une garde de week-end, d’un remplacement ou dans un poste de garde sans perception centrale

Lors d’une garde de week-end, vous pouvez également facturer électroniquement les prestations sous régime du tiers payant aux mutualités.

Dans le cas d’un remplacement, l’usage du régime du tiers payant n’est autorisé que s’il s’agit d’un patient ayant droit à une compensation accrue/au statut omnio. Certains cas exceptionnels (situation d’urgence financière, décès ou coma, statut palliatif) donnent également droit à l’application du régime du tiers payant. Vous pouvez sélectionner la justification appropriée dans la liste déroulante de la page.

Vous ne pouvez donc appliquer le régime du tiers payant que si le cadre reprenant les informations du patient est coloré en vert.

Pour appliquer le régime du tiers payant, appuyez sur le bouton « Appliquez le tiers payant (Mediris efact) ».

MyCareNet vérifie à ce moment si toutes les conditions du régime du tiers payant sont bien remplies. Si tel est le cas, il vous est demandé si vous souhaitez copier ces prestations vers Mediris efact. Si vous le confirmez, vous pouvez facturer ensuite toutes les prestations aux mutualités via la plateforme Mediris efact (https://efact.mediris.be), d’une simple pression sur le bouton, sans avoir à saisir deux fois les données.

Pour plus d’informations sur l’utilisation de Mediris efact, vous pouvez nous contacter à l’adresse électronique sales@mediportal.be.

Terminaison

À l’étape « Terminaison », une synthèse de tous éléments que vous avez précédemment complétés s’affiche à nouveau. Si le rapport n’est pas encore complet, les éléments que vous devez encore compléter sont indiqués en rouge dans le haut.

Dans l’exemple ci-dessous, le diagnostic doit encore être complété dans l’étape 6 Évaluation.

Si tous les éléments ont été complétés et que le rapport peut être envoyé, les boutons « Terminer sans envoyer » et « Terminer et envoyer le rapport » deviennent vert et orange respectivement.

Le rapport sera, en principe, toujours complété et envoyé (bouton vert), mais si le patient n’a pas de médecin généraliste ou demande explicitement de ne pas envoyer le rapport à son médecin généraliste, vous pouvez encore utiliser le bouton orange.

Les rapports sont envoyés automatiquement sans que vous n’ayez encore à faire quoi que ce soit.

Salle d’attente

Cet écran vous donne une synthèse de tous les patients présents dans la salle d’attente. S’il existe plusieurs sites de service de garde, il est également possible de filtrer par site et de vérifier combien de patients sont présents dans les différents postes de garde.

Le lien « Enregistrez un nouveau contact » permet de créer un nouveau contact patient, reprenant toutes les données du patient déjà enregistrées par l’accueil.

Appels

L’onglet « Appels » vous donne une synthèse de tous les appels reçus pour des visites à domicile et de tous les appels de patients qui ont appelé pour une consultation mais ne se trouvent pas encore en salle d’attente.

Avis par téléphone

L’onglet « Tél. Avis » reprend tant les avis médicaux que les demandes de visites à domicile urgentes. En raison de leur urgence, les visites à domicile urgentes s’affichent toujours en rouge.

Comme médecin, vous pouvez indiquer la prochaine étape dans le traitement du patient à l’aide des liens « Évaluez un avis médical » et « Évaluez une visite à domicile urgente » respectivement.

Rendez-vous

Dans l’onglet « Rendez-vous », une synthèse de tous les rendez-vous enregistrés par l’accueil s’affiche, pour autant que le poste de garde fonctionne avec un système de rendez-vous.

En haut à droite, vous pouvez renseigner la plage horaire future que vous souhaitez examiner : les prochaines 4 heures, 8 heures, 12 heures ou 24 heures. Vous pouvez également obtenir une synthèse de la journée présente en sélectionnant « aujourd’hui ».

Les rendez-vous sont répartis dans une grille : dans la première ligne des colonnes, vous apercevez tous les cabinets sur tous les sites de poste de garde. Les lignes représentent les heures (15 minutes par consultation). La couleur d’une fenêtre horaire vous indique ce que le programme prévoit à cette heure.

  • Vert : aucun rendez-vous n’est prévu à cette heure dans ce cabinet
  • Rouge : un rendez-vous est prévu à cette heure ; le nom du patient apparaît lorsque vous placez le curseur de la souris sur l’horloge
  • Bleu : un double rendez-vous a été pris à cette heure ; 2 patients sont enregistrés à cette heure dans ce cabinet
  • Blanc : cette heure a été bloquée par l’accueil ; aucun rendez-vous ne peut donc être pris à cette heure.

Bien que les patients soient affectés à un cabinet par l’accueil, votre vue ne doit pas se limiter aux patients se trouvant dans votre cabinet. Dès que les patients arrivent, ils disparaissent de cet écran et vous pourrez les retrouver dans la salle d’attente.

Mes coordonnées

Vous pouvez modifier vos données personnelles (votre adresse, par exemple, en cas de déménagement) dans l’onglet « Mes coordonnées ».

C’est également dans l’onglet « Mes coordonnées » que vous pouvez indiquer si vous êtes accrédité ou non et pour quelle période vous n’êtes pas accrédité. Cette information est importante pour le calcul des codes de nomenclature exacts.

Les MGF peuvent également renseigner le nom de leur formateur pratique dans « Mes coordonnées ». En cas d’application du régime du tiers payant, le formateur pratique doit être connu pour pouvoir facturer les prestations aux mutualités via efact.
Les MGF peuvent également modifier leur numéro INAMI dans cet onglet lorsqu’ils sont devenus médecins à part entière.

Vous pouvez également configurer votre certificat eHealth dans cet écran, de manière à toujours disposer d’une session eHealth valide dans Mediris.

Le bouton « Choose Files » vous permet de charger votre certificat eHealth (le plus récent) à partir de votre ordinateur. Ce fichier a un nom commençant par « SSIN= », suivi de votre numéro de registre national et se termine par l’extension .p12. Vous devez toujours sélectionner le fichier .p12 le plus récent. Vous trouverez généralement votre certificat eHealth le plus récent à l’endroit suivant :

  • C:\Utilisateurs\Votre identifiant Windows\ehealth\keystore

[1] https://nl.wikipedia.org/wiki/SOEPstatus

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