Introduction

Ce document est le mode d’emploi du poste de garde Mediris pour les collaborateurs à l’accueil.

Le poste de garde Mediris peut être configuré de différentes manières pour chaque poste de garde ; il en résulte que le mode d’emploi peut parfois différer légèrement de la configuration spécifique du poste de garde.

Appels

Synthèse des appels

Lorsque vous vous connectez au poste de garde Mediris comme employé à l’accueil, vous recevez automatiquement la liste de tous les appels.

Sur cet écran, les appels sont répartis en 6 groupes :

  • Visite à domicile : Appels ouverts pour un médecin généraliste sur la route.
  • Consultation : Appels ouverts pour un médecin généraliste dans un cabinet. Tous les postes de garde n’acceptent pas les appels pour des médecins de garde.
  • Avis : Appels transmis à un médecin pour apporter une réponse par téléphone.
  • À traiter : Si un médecin juge, après un avis par téléphone, que le patient doit venir en consultation ou qu’une visite à domicile doit être réglée, l’avis est placé à cet endroit.
  • Terminés : Appels clôturés sur le plan médical et/ou administratif.
  • Renseignement : Ce sont des appels pour des renseignements, sans suite. Ces appels ne sont pas enregistrés dans Mediris dans tous les postes de garde.

Nouvel appel

L’une des actions les plus courantes dans le poste de garde Mediris est l’enregistrement d’un nouvel appel à l’aide du bouton « Nouvel appel » de l’écran de synthèse des appels.

Lors d’un nouvel appel, 4 + 1 étapes peuvent être parcourues, toutes ne sont pas obligatoires :

  1. Patient : vous complétez ici les informations sur le patient.
  2. Médecin généraliste : vous notez ici le médecin généraliste du patient.
  3. Note : entrée de texte libre destinée à la raison de l’appel.
  4. Concerne : choix entre consultation/visite à domicile/visite à domicile urgente/avis par téléphone/renseignement
  5. Aperçu : vous pouvez encore vérifier ici ce que vous avez complété aux étapes précédentes.

Lors de l’enregistrement d’un appel, vous pouvez à tout moment essayer de les sauvegarder ; la page signalera si des données doivent être encore saisies. Si vous ne sauvegardez pas et fermez la page, vous perdez toutes les données ; prenez donc garde !

Patient

Si la personne qui appelle est connue du poste de garde, il est possible de rechercher les données du patient via le nom, la date de naissance ou le numéro de registre national. À cette fin, cliquez sur l’icône de recherche, après quoi une liste de patients trouvés s’affiche, dans laquelle vous pouvez effectuer une sélection. Toutes les données personnelles et le médecin généraliste connu sont, dans ce cas, immédiatement complétés.

Si le patient n’est pas encore connu du poste de garde, les éléments dont le champ est en rouge en rouge sont obligatoires : nom, prénom, date de naissance, numéro de téléphone, code postal et commune.
Si l’appel concerne un avis médical, le nom de sa rue et le numéro de sa maison sont également obligatoires.

Au moment où le code postal et la commune sont complétés, seules les rues de cette commune s’affichent lorsque le nom de la rue est automatiquement complété.

Conseil : s’il est possible de compléter le numéro de registre national par téléphone, cela peut également représenter une manière efficace de travailler. Lors de la saisie du numéro de registre national, les données du patient sont recherchées auprès de MyCareNet et les nom, prénom et date de naissance du patient sont automatiquement complétés dans Mediris.

Si le patient séjourne dans une maison de repos et de soins (MRS), l’adresse peut être recherchée rapidement à l’aide de la fonction de recherche dans le champ MRS. L’enregistrement correct de cette adresse revêt une grande importance, surtout si la facture relative aux prestations est envoyée à la MRS.

Médecin généraliste

Le médecin généraliste du patient peut être renseigné dans ce champ. Cela peut se faire en saisissant le nom du médecin généraliste et en sélectionnant le nom exact.

Si vous effectuez une recherche à partir d’un nom très répandu, vous pouvez appuyer sur le bouton « Recherche étendue ». Vous pouvez alors spécifier la commune dans laquelle le destinataire exerce ou le numéro INAMI dans le pop-up qui s’ouvre.

La recherche peut porter sur tous les médecins de Belgique et pas uniquement sur les médecins de la région de garde.
Cette étape est, en outre, optionnelle et ne doit donc pas être complétée si le patient n’a, par exemple, pas de médecin généraliste.

Note

C’est un champ de texte libre dans lequel la raison de l’appel peut être renseignée. La note sera également visible sur l’écran de synthèse du médecin.

Il n’est pas obligatoire de compléter ce champ.

Concerne

Vous indiquez, dans ce champ, s’il s’agit d’une consultation, d’une visite à domicile, d’une visite à domicile urgente, d’un avis par téléphone ou d’un simple renseignement.

S’il s’agit d’une consultation, vous devez sélectionner un cabinet de manière que la charge de travail dans le poste de garde puisse être convenablement estimée et suivie. Si le poste de garde comprend plusieurs sites de service de garde, tous les cabinets de ces différents sites y sont visibles.

Si un créneau horaire est sélectionné, ce créneau se colore en jaune.

Le fonctionnement sur rendez-vous est optionnel pour un poste de garde. Si cette option est désactivée dans le poste de garde Mediris, l’écran des rendez-vous ne s’affichera donc pas (ce sera également le cas dans le module du médecin).

S’il s’agit d’une visite à domicile, vous devez indiquer à quelle voiture et quel médecin sur la route l’appel doit être de préférence transmis. Pour une visite à domicile, il est évident que l’adresse complète du patient doit être obligatoirement complétée.

L’écran de synthèse affiche le nom de la voiture et celui du médecin sur la route ; il est également possible d’y vérifier le nombre de rendez-vous déjà programmés pour les différents médecins sur la route.
Via le lien ‘Aperçu’, il est également possible de vérifier si les rendez-vous sont correctement planifiés.

Si aucun médecin n’a encore été affecté à la voiture, vous pouvez rechercher un médecin et le relier à cette voiture via le bouton « Affecter un médecin ».

Si le patient demande une visite à domicile urgente, cette demande doit être évaluée préalablement par un médecin présent dans le poste de garde. Si vous sélectionnez l’option ‘visite à domicile urgente’, tous les médecins présents dans le poste de garde s’affichent (comme configuré au début de la garde dans le menu de configuration). Si aucun médecin n’a encore été sélectionné, vous pouvez le faire également à l’aide de la fonction de recherche dans le bas de l’écran.

L’appel est alors mis au statut ‘Évaluation médecin’ et pourra être retrouvé dans l’onglet « Avis » des appels. Les visites à domicile urgentes s’afficheront en rouge, en raison de l’urgence.

Il en va de même pour un avis par téléphone. Celui-ci est transmis vers un médecin donné dans le poste de garde, qui traitera l’appel téléphonique. L’appel est alors mis au statut ‘Évaluation médecin’ et pourra être retrouvé dans la colonne « Avis » (en blanc).

Il est enfin possible d’enregistrer des renseignements, qui sont ensuite affichés séparément dans l’écran de synthèse des appels. S’il s’agit d’un appel pour un renseignement, aucune autre information ne doit être saisie à l’étape en question. L’appel est mis immédiatement au statut « Terminé ».


À la cinquième et dernière étape, vous obtenez une synthèse de toutes les données que vous avez saisies dans les 4 étapes précédentes. Comme dans les étapes précédentes, vous pouvez ici également sauvegarder les détails de l’appel.

Modifier un appel

Dès que l’appel a été sauvegardé, il apparaît automatiquement comme visite à domicile, consultation ou avis, dans l’écran de synthèse. Les synthèses peuvent toujours être rechargées en cliquant sur l’icône de renouvellement  situé à gauche dans le haut du tableau.

Ceci s’applique à tous les tableaux.


Il est possible de modifier un appel en cliquant sur l’icône en forme de porte-plume . Si vous cliquez sur ce bouton, tous les champs sont à nouveau accessibles, comme lors de l’enregistrement d’un nouvel appel (4 + 1 étapes).

Il est également possible d’adapter le statut d’un bouton dans cet écran, à l’aide du lien « Statut » de l’appel (dernière colonne de la ligne).

Lorsque le patient se présente au poste de garde, son appel doit être recherché et peut être utilisé pour placer le patient dans la salle d’attente. Cela se fait à l’aide de l’icône en forme de maison  qui vous met dans le flux de placement d’un patient dans la salle d’attente. Ce point est décrit entièrement dans le chapitre Salle d’attente.

Appels à traiter

Cette catégorie comprend les avis médicaux et les visites à domicile urgentes, qui sont traités par un médecin de garde et doivent faire l’objet d’un suivi.

Si le médecin juge que le patient doit venir en consultation au poste de garde, une icône en forme de crayon apparaîtra à côté de l’appel à traiter. Si vous cliquez sur celle-ci, vous pouvez fixer un rendez-vous au patient.

Si le médecin juge qu’une visite à domicile s’impose, une icône en forme de route apparaîtra à côté de l’appel. Si vous cliquez sur celle-ci, vous pouvez sélectionner une voiture pour cette visite à domicile.

Salle d’attente

Synthèse de la salle d’attente

Cet écran donne une synthèse de tous les patients présents dans la salle d’attente. S’il existe plusieurs sites de service de garde, il est également possible de vérifier combien de patients sont présents dans les différents postes de garde.

Conseil : S’il existe plusieurs sites de service de garde, vous pouvez renseigner à droite dans le haut de l’écran dans quel poste de garde vous travaillez. Si vous cliquez ou renouvelez la salle d’attente, vous obtenez automatiquement une sélection de la salle d’attente exacte.

Si un patient se présente de manière spontanée au poste de garde, vous pouvez enregistrer celui-ci dans la salle d’attente à l’aide du bouton « Nouvelle consultation », à gauche dans le haut de l’écran.

Nouvelle consultation

Le flux permettant de mettre un patient dans la salle d’attente comprend 5 étapes :

  1. Patient : vous complétez ici les informations sur le patient.
  2. Médecin généraliste : vous notez ici le médecin généraliste du patient.
  3. Notification : vous pouvez indiquer ici la manière dont le patient est arrivé au poste de garde
  4. USG : vous devez indiquer ici dans quel poste de garde le patient s’est présenté (uniquement dans le cas de plusieurs sites de service de garde)
  5. Risque : l’accueil peut renseigner ici le risque lié à un patient ; ce risque pourra être évalué ultérieurement par un administrateur

Patient / Médecin généraliste

L’étape 1 : Patient et l’étape 2 : Médecin généraliste sont identiques à celles de l’enregistrement d’un nouvel appel.

Notification

À l’étape 3 – Notification, les options suivantes se présentent à vous :

  • Via appel ou 1733
  • S’est présenté spontanément
  • Via les urgences (lorsqu’il apparaît que ce n’est pas un cas d’urgence)
  • Après triage (par exemple par le personnel soignant d’un hôpital)

Si l’on a opté pour une nouvelle consultation, le statut est par défaut « S’est présenté spontanément » ; si les informations d’un appel ont servi de base, « Via appel ou 1733 » sera mis par défaut. Une correction en « Via les urgences » ou « Après triage » doit donc être effectuée, si d’application.

Un champ permettant de placer un texte libre est également prévu. Ces informations seront également visibles pour le médecin, lorsque le patient est enregistré dans le cabinet.

USG

Ce n’est qu’au cas où il existerait plusieurs sites de service de garde qu’il faut indiquer dans quelle salle d’attente le patient doit être placé. Celle-ci est à nouveau configurée par défaut comme étant le site de service de garde dans lequel vous travaillez, renseigné à droite dans le haut de l’écran.

Risque

Lors de l’enregistrement d’un patient dans la salle d’attente, il est possible, de manière optionnelle, de faire savoir au médecin de garde qu’il existe un risque lié au patient. Différentes options sont possibles et un mot d’explication peut y être joint.

Cette information sera sauvegardée et reliée à ce patient. Si le patient revient ultérieurement, cette information apparaîtra lorsque son dossier sera appelé.

Consultation basée sur un appel

L’enregistrement d’un patient dans la salle d’attente sur base d’un appel déjà noté précédemment est identique au flux pour une nouvelle consultation, à la seule différence que les données du patient sont déjà complétées.

Lire la carte d’identité du patient

Tant pour une nouvelle consultation que pour une consultation basée sur un appel, il est préférable de lire la carte eID du patient, afin de toujours disposer des informations les plus récentes.

Le logiciel eID-Viewer des pouvoirs publics, installé par défaut sur les ordinateurs qui ont déjà utilisé la carte eID, sera utilisé à cette fin.

Honoraires

L’écran Honoraires vous présente une synthèse des honoraires qui s’affichent immédiatement après l’enregistrement des contacts patients dans le module Mediris pour médecins. Le médecin peut lui-même ajouter des prestations techniques dans le module pour médecins ; ces prestations sont intégrées dans le total des honoraires affiché dans la synthèse.

Si le médecin a déjà indiqué dans le module Mediris pour médecins que le régime du tiers payant doit être appliqué, la colonne « Tiers payant appliqué » est cochée.
Dans certains postes de garde, le régime du tiers payant est appliqué à tous les patients. L’option « Appliquez le tiers payant » est, dans ce cas, toujours cochée, le médecin ou l’accueil ne doivent rien indiquer eux-mêmes.

Dans cette synthèse, il vous est possible de modifier la sélection de la date des honoraires et de filtrer pour des prestations non terminées ou terminées. Notez que les prestations non terminées resteront toujours visibles dans la synthèse, quelle que soit la sélection de la date, afin de ne pas les perdre de vue. Il est également possible de regrouper les honoraires par médecin (qui a exécuté la prestation) ou par collaborateur (qui a traité le paiement).

Il est ainsi possible, par exemple, de clôturer tous les paiements d’un médecin après qu’il soit revenu d’un certain nombre de visites à domicile et de vérifier si le montant total perçu en espèces ou par Bancontact est correct. Dans le cas d’un regroupement par médecin ou par collaborateur, un sous-total est toujours renseigné.

Pour enregistrer le paiement d’un contact patient, appuyez sur le bouton « Paiement » situé en regard des honoraires et qui vous fait accéder à un nouvel écran.

Le montant à payer par le patient apparaît dans le haut de ce nouvel écran. Si le régime du tiers payant n’est pas appliqué, ce montant représente la totalité des honoraires ; dans le cas contraire, seul le ticket modérateur s’affiche à cet endroit.
Le solde des honoraires est, dans ce cas, encaissé directement auprès des mutualités.

Dans l’exemple ci-dessous, le numéro de registre national n’est pas connu et le régime du tiers payant ne peut pas être appliqué. Même si le numéro de registre national est connu, il existe toujours des situations dans lesquelles le régime du tiers payant ne peut pas être appliqué. Par exemple, lorsque ce patient est membre d’une maison médicale ou lorsqu’il n’est pas correctement assuré. Dans de tels cas, le cadre reprenant les données du patient est coloré en rouge et la case « Appliquez le tiers payant » ne peut pas être cochée.

Il existe une possibilité d’encaisser les honoraires dus par des patients affiliés à une maison médicale auprès de la mutualité et de ne faire payer que le ticket modérateur à ces patients. Il existe, dans ce cas, un bouton supplémentaire « Facturation via maison médicale », qui ouvre un écran distinct dans lequel la maison médicale doit être complétée.
Ceci ne s’applique qu’à certains postes de garde, ce bouton n’est pas visible par défaut.

Si le patient satisfait bien aux conditions d’application du régime du tiers payant, le cadre reprenant les données du patient est coloré en vert et la case « Appliquez le tiers payant » peut être cochée (au cas où le médecin ne l’aurait pas encore fait).

Si le numéro de registre national du patient n’a pas été complété par le médecin, il vous est possible de le faire avant le paiement, afin de pouvoir encore appliquer le régime du tiers payant.

Notez que cela doit être corrigé avec la plus grande prudence, étant donné que ce numéro de registre national est également sauvegardé dans le dossier du patient. Lorsque vous modifiez le numéro de registre national, demandez à nouveau le nom et la date de naissance du patient, afin de pouvoir vérifier si le numéro de registre national correspond bien à ce patient.

Il existe 3 possibilités de terminer une prestation non terminée :

  1. En indiquant que la prestation a été payée (en espèces, par Bancontact, etc.)
  2. En indiquant que la facturation doit être adressée à la MRS
  3. En indiquant que les honoraires doivent encore être perçus (ceci peut se faire par un « tiers » ou par le patient même, si celui-ci était dans l’incapacité de payer au moment du contact patient)

Si vous optez pour « Payé », vous pouvez indiquer de quelle manière le paiement est traité (facturation électronique, attestation électronique ou attestation), de quelle manière le patient a payé (en espèces ou par Bancontact) et le montant effectivement payé par le patient.
Une preuve de paiement peut également être produite et remise au patient, si celui-ci le demande.

À l’aide du bouton « Facturation à l’institution (MRS) », vous pouvez indiquer que la facture correspondant à la prestation peut être envoyée à la MRS (sur base d’un état mensuel avec une synthèse des tickets modérateurs). La MRS exacte peut, dans ce cas, être recherchée à l’aide de la fenêtre de recherche.

La dernière option « À percevoir (honoraires complets) » vous permet d’indiquer la manière dont les honoraires doivent encore être perçus ultérieurement. Si le patient est dans l’incapacité de payer, une reconnaissance de dette mentionnant le numéro de compte bancaire du poste de garde peut être imprimée depuis Mediris.

Note : si le régime du tiers payant n’est pas appliqué, les boutons « Payé » et « Facturation à l’institution (MRS) » sont de couleur bleue. Si le régime du tiers payant est appliqué, ces boutons sont de couleur verte.

Un collaborateur à l’accueil peut encore modifier le type de contact (consultation/visite à domicile) et l’heure du contact à partir de cet écran. Les codes de nomenclature corrects sont recalculés sur cette base. Un collaborateur à l’accueil peut également ajouter encore des prestations techniques, si le médecin ne l’a pas fait lui-même. Il peut le faire à partir du nom de la prestation ou du numéro de nomenclature.

Une fois la prestation terminée, une preuve de paiement peut être imprimée, si le régime du tiers payant a été appliqué. Comme indiqué ci-dessus, si le patient n’a pas payé, une reconnaissance de dette mentionnant le compte bancaire du poste de garde peut être imprimée et signée par le patient.

Contacts

L’onglet « Contacts » comprend une synthèse de tous les contacts patients triés en fonction de l’heure et pouvant être filtrés par médecin. Il est ainsi possible, par exemple, de vérifier quel médecin n’a pas terminé entièrement ses rapports.

Un bouton « Recherche étendue » est également prévu, qui vous permet d’effectuer une recherche à partir du nom du patient, de son numéro de registre national, de son ID ou de son médecin traitant pour une certaine période.

Paramètres

Au début de la garde, vous pouvez indiquer dans l’écran « Paramètres » quels médecins sont présents dans le poste de garde et quels médecins sont sur la route. C’est plus facile lors de la sélection du médecin affecté lors de l’enregistrement d’un appel.

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