À propos de Mediris eFact

Mediris eFact est une application entièrement en ligne qui vous permet, en tant que médecin généraliste, de saisir l’intégralité de votre facturation tiers payant ou vos eAttests, de la transmettre aux mutualités et d’en assurer le suivi.
Les médecins-spécialistes peuvent également utiliser la facturation, mais ne peuvent pas générer d’eAttests. L’interface est également légèrement différente pour les médecins-spécialistes.

Mediris eFact fonctionne sur tout navigateur moderne (Internet Explorer 11, Google Chrome, Firefox, Safari…) et sur tout appareil avec accès Internet (PC de bureau, ordinateur portable, smartphone, tablette…).

Exigences relatives à l’utilisation de Mediris eFact :

  • Accès Internet
  • Une session eHealth valide. Vous pouvez l’obtenir en chargeant votre certificat eHealth, en utilisant notre programme Mediring 2.0 ou en utilisant notre connecteur Mediris eHealth.

Si vous souhaitez ajouter des patients en lisant l’eID, vous devez utiliser un navigateur moderne.  Java doit aussi être installé sur votre PC pour pouvoir établir une connexion avec votre lecteur de carte.

Si vous n’utilisez pas encore MediRing2.0 / Mediris eHealthConnector, ou si vous voyez s’afficher dans Mediris eFact un message indiquant que vous n’avez pas de session eHealth valide, veuillez nous contacter via support@mediportal.be.

Aperçu

Puisque Mediris eFact utilise les nouvelles possibilités de facturation électronique offertes par eHealth et MyCareNet, vous êtes assuré d’un paiement beaucoup plus rapide et facile que si vous utilisiez le circuit papier ou les fournisseurs de tarification.

En général, l’utilisation de Mediris eFact est la suivante :

  • Vous saisissez les contacts des patients et les enregistrez dans le système, sans les transmettre directement aux mutualités. Sur la page d’accueil, vous pouvez voir directement combien de contacts ont déjà été saisis mais n’ont pas encore été transmis.
  • Vous êtes autorisé à envoyer les prestations que vous avez saisies une fois par jour maximum. Cependant, nous vous recommandons de ne pas nous envoyer vos prestations plus d’une fois par semaine.
    • Les prestations transmises sont contrôlées en 2 étapes par les mutualités. La rapidité de ces contrôles varie considérablement d’une mutualité à l’autre.
    • Après vérification et acceptation des prestations transmises par les mutualités, elles seront payées dans les jours ouvrables suivants.
  • Dans Mediris eFact, vous pouvez surveiller et vérifier le statut de vos factures à tout moment. Vous pouvez également générer différents rapports pour compléter votre comptabilité.

Première utilisation

Lorsque vous utilisez Mediris eFact pour la première fois, vous verrez s’afficher l’avertissement à l’écran :

Pour que Mediris eFact puisse envoyer vos factures correctement, les informations suivantes sont nécessaires :

  • Votre numéro de compte bancaire avec lequel vous êtes connu de l’INAMI. Les paiements sont effectués sur ce compte
  • Votre numéro d’entreprise. Si vous n’avez pas encore de numéro d’entreprise, vous pouvez saisir temporairement 0999.999.922.

Vous pouvez entrer votre numéro de compte en cliquant sur l’icône en forme de crayon à côté du champ ‘Numéro de compte’. Tout ce que vous avez à faire est d’entrer votre numéro de compte dans l’un des formats suivants dans le champ de saisie du pop-up :

  • BE12 3456 7890 1234
  • 3456 7890 1234

Enregistrement d’une prestation

Vous pouvez enregistrer un nouveau contact patient de différentes manières :

  • Dans l’onglet Contacts : Si vous cliquez sur le bouton Nouveau contact, un nouveau contact sera lancé où vous devrez spécifier le patient et le type de contact vous-même.
  • À partir de l’onglet Patients :
    • Consultation : Ce bouton est lié à un patient. Cette action démarre une nouvelle consultation pour ce patient. Les bons codes de prestation et suppléments sont paramétrés automatiquement sur la base de la date et de l’heure sélectionnés. (Les médecins généralistes peuvent créer un eAttest de la même manière)
    • Visite à domicile : Ce bouton est lié à un patient. Cette action démarre une nouvelle visite à domicile pour ce patient. Le bon code de prestation est paramétré automatiquement sur la base de la date et de l’heure sélectionnés. (Les médecins généralistes peuvent créer un eAttest de la même manière)
  • À partir de l’Aperçu patient: idem qu’avec l’onglet Patients.

Si vous devez sélectionner le patient vous-même, vous verrez s’afficher l’écran ci-dessous :

Vous disposez de plusieurs options pour sélectionner un patient :

  • Si le patient est déjà connu dans Mediris eFact (par exemple, si vous avez déjà saisi une prestation), vous pouvez saisir le prénom ou le nom dans le champ de saisie. Après 3 caractères, une liste de suggestions s’ouvre avec les patients potentiels
  • Si vous avez l’eID du patient et un lecteur de carte, vous pouvez lire l’eID et ajouter le patient de cette manière.
  • Si vous entrez le bon numéro de registre national (11 caractères), le patient sera ajouté automatiquement. Le nom et le prénom du patient sont renseignés automatiquement, ainsi que ses coordonnées d’assurance.

Le type de contact et la date et l’heure détermineront quels codes de prestation et suppléments seront entrés à l’avance. Donc, si vous faites le bon choix ici, vous n’aurez rien à saisir par la suite.

Après avoir sélectionné le bon patient, l’écran ressemblera à ceci :

Données du patient

  • En cliquant sur le nom, vous obtiendrez un aperçu de toutes les prestations qui ont été saisies pour ce patient.
  • Statut tiers payant
    • Tiers payant obligatoire : pour les patients omnio
    • Tiers payant autorisé : pour les patients qui bénéficient d’une intervention majorée
    • Tiers payant autorisé moyennant justification : si vous voulez saisir des prestations pour ce patient, vous devez indiquer pourquoi vous voulez facturer les prestations de ce patient via eFact dans la case ‘Justification tiers payant’
    • Tiers payant non autorisé : Patient qui n’est pas en règle, affilié à une maison médicale … Ces contacts ne peuvent jamais être sauvegardés dans Mediris eFact.

Données relatives au contact

Type de contact : La valeur de ce champ détermine les codes de prestation remplis préalablement. Si vous indiquez que la prestation a été effectuée dans un hôpital, une fenêtre contextuelle s’ouvrira dans laquelle vous devrez sélectionner le bon hôpital.

Heure du contact : Ici, vous pouvez modifier ici la date et l’heure du contact.

Justification tiers payant : Ce champ n’est visible que si une justification est requise.

Par MACCS : Ici, vous pouvez indiquer si l’exécution a été effectuée par un médecin généraliste en formation (ceci n’est pas disponible pour les médecins-spécialistes)

Accès au DMG : Ce champ ne peut être utilisé que si vous travaillez dans un cabinet de groupe accrédité et que le médecin du patient titulaire du DMG est également membre de ce même cabinet de groupe.  Si la pratique de groupe n’est pas accréditée par l’INAMI, l’engagement de paiement sera refusé (ceci n’est pas disponible pour les médecins spécialistes).

Prestations

En fonction du type et de l’heure du contact, les codes corrects des prestations sont automatiquement proposés (y compris les suppléments).  Il est toujours possible de saisir des prestations techniques.

Vous pouvez saisir les prestations techniques en saisissant (une partie) du code ou de la description dans le champ de recherche.

Si vous avez fait une visite chez un patient qui se trouve dans une MRS et que vous souhaitez utiliser le rapport MRS (voir ci-dessous), vous pouvez indiquer dans quelle MRS se trouve le patient.

CONSEIL : Si vous avez déjà enregistré un contact antérieur avec ce patient dans une MRS, la MRS apparaîtra automatiquement.

Terminer

Vous ne pouvez terminer votre contact que si un engagement de paiement a été obtenu auprès des mutualités. Cela vous donne l’assurance à 99 % que la prestation ne sera pas refusée au moment de la facturation et qu’elle sera donc effectivement payée.

Lorsque vous saisissez un code de prestation sur l’écran des prestations, cet engagement de paiement est saisi automatiquement et les montants du ticket modérateur, de la partie remboursée et du total sont automatiquement adaptés.

Si vous souhaitez modifier le ticket modérateur, vous pouvez le faire en saisissant un montant dans la zone située en dessous de cette colonne.  À gauche, vous pouvez également indiquer si vous avez reçu l’argent en espèces ou si vous avez été payé par Bancontact.

CONSEIL: Avez-vous compté le ticket modérateur ? Cliquez ensuite sur la flèche dans la colonne ‘Ticket modérateur’. Le total du ticket modérateur se remet sur 0.

L’obtention d’un engagement de paiement s’affiche clairement à l’écran par la coloration en vert de la ligne du tableau qui correspond à la prestation concernée.  Si aucun engagement de paiement n’a été obtenu, la colonne est rouge.

Après avoir obtenu un engagement de paiement pour toutes les prestations, vous pouvez enregistrer le contact en cliquant sur le bouton « Terminer ».

Facturation

Après avoir saisi un certain nombre de contacts, vous devez les transmettre aux mutualités concernées. Dans Mediris eFact, tout ce que vous avez à faire, c’est de cliquer sur le bouton ‘Envoyer les prestations sélectionnées (x)‘ sur l’écran de démarrage (l’onglet ‘eFact’). Vous pouvez cliquer sur ce bouton MAXIMUM 1x par jour.

Immédiatement après avoir envoyé vos contacts, vous recevez un aperçu du nombre de factures générées (une facture séparée est établie pour chaque caisse maladie), du nombre de patients et du montant total.

L’expérience montre que, bien que vous puissiez envoyer vos prestations sur une base quotidienne, il vaut mieux le faire sur une base hebdomadaire, bimensuelle ou même mensuelle.

Si vous facturez quotidiennement, vous recevrez également des paiements sur votre compte presque quotidiennement.  Beaucoup d’utilisateurs trouvent cela déroutant.

Après l’envoi de vos factures aux mutuelles, elles seront contrôlées en 2 étapes :

  • La première étape consiste à vérifier le format du fichier de facturation, sans en examiner le contenu réel. Si des erreurs sont détectées à cette étape, elles peuvent généralement être corrigées par l’équipe Mediris eFact.  Parmi les erreurs les plus courantes on trouve :
    • Le numéro de compte bancaire spécifié n’est pas connu de l’INAMI.
    • Vous avez déjà fait un envoi à partir d’une autre application logicielle le jour même.
  • Dans une deuxième étape, la prestation est vérifiée. Si des erreurs sont détectées dans cette étape, la prestation sera à nouveau visible sur l’écran principal, et ceci dans le 2e tableau : Prestations à corriger. Lorsque vous ouvrez ces prestations, vous verrez toujours la raison du refus en haut de votre écran.

La facture ne sera effectivement payée que quand elle aura été entièrement validée et approuvée. Le délai entre l’acceptation et le paiement effectif varie (fortement) selon la mutualité.  Vous devriez toujours recevoir l’argent sur votre compte dans les 14 jours.

Suivi

Un des aspects auxquels Mediris eFact attache une grande importance est le suivi de vos factures a posteriori. Vous pouvez à tout moment vérifier le statut des factures individuelles ou, pour chaque patient, les prestations qui ont déjà été acceptées et celles qui sont encore en cours de traitement.

Facturation

Sous l’onglet ‘Facturation‘, vous trouverez un aperçu de toutes les factures envoyées.  À l’aide des icônes de calendrier en haut de l’écran, vous pouvez augmenter ou diminuer la période de sélection.

En cliquant sur l’icône d’information à côté de chaque facture, vous obtiendrez un aperçu détaillé des prestations transmises dans cette facture. Vous pouvez voir la prestation individuelle de chaque patient et l’état de chaque prestation. En outre, les références de paiement avec lesquelles ces factures seront payées sont également indiquées.  La référence de paiement n’est connue que lorsque la facture est entièrement validée.

Rapportage

Sous l’onglet ‘Rapportage‘, vous trouverez un aperçu complet de toutes les prestations que vous avez saisies au cours d’une période donnée. Lorsque la page se charge, vous verrez toujours les prestations non groupées du mois en cours. D’autres possibilités sont :

  • Consulter les prestations d’un autre mois, trimestre ou de l’année complète
  • Grouper les prestations par patient : Un tableau séparé s’affiche pour chaque patient, qui reprend les contacts que vous avez saisis sur la période sélectionnée. À ce niveau, vous ne voyez donc plus les prestations individuelles.
  •  Regrouper les prestations par MRS : Vous obtenez une vue d’ensemble de vos contacts, regroupés par MRS. Les contacts sont classés par ordre chronologique et vous ne pouvez plus voir les prestations individuelles (cette action n’est pas disponible pour les médecins spécialistes)
  • Regrouper les prestations par MRS : Vous obtenez une vue d’ensemble de vos contacts, regroupés par MRS. Les contacts sont regroupés par patient. Si vous avez rendu visite à un patient à plusieurs reprises dans une MRS, dans le rapport, il ne sera visible que sur une seule ligne (cet aperçu n’est pas disponible pour les médecins-spécialistes)

Tous les rapports sont disponibles en format PDF, via le bouton « Exporter ». Vous pouvez également choisir d’exporter tous vos contacts sous la forme de fichiers Excel.

Suivi des paiements

Mediris eFact sait uniquement si une facture a été acceptée par une mutualité mais ne dispose pas d’informations concernant le fait qu’elle a ou non été effectivement payée. Si vous souhaitez faire un suivi, vous pouvez utiliser le bouton Paiements exigibles.

L’écran qui s’ouvre affiche toutes les factures qui ont été acceptées par les mutualités.  Sur cet écran, vous trouverez toujours la référence du paiement, la mutualité et le montant qui sera payé.

Si vous le souhaitez, vous pouvez cocher la case « payé » pour indiquer qu’une facture a été payée et la date à laquelle elle a été payée. Le statut de la facture et de toutes les prestations qui y sont rattachées passe sur « Payé ».

À partir de cette liste, vous pouvez également générer un rapport au format PDF ou Excel dans lequel tous les paiements sont classés en fonction de la mutualité. Vous pouvez voir la date à laquelle le paiement a été accepté par la mutualité, la référence du paiement, le montant et la date à laquelle vous avez enregistré le paiement.

Foire aux questions

Q: Puis-je facturer mon eDMG via Mediris eFact ?

R: Non. Vous ne pouvez pas facturer les codes DMG via la plateforme eFact d’eHealth et MyCareNet. Il n’est donc pas possible de sélectionner ces codes dans Mediris eFact.

D’ici quelques semaines, un module eDMG sera disponible dans Mediris eFact qui, si vous êtes inscrit à l’eDMG, vous permettra de facturer et de gérer électroniquement vos DMG.

Q: Je n’obtiens pas d’engagement de paiement pour un contact patient pour lequel je l’attends (Omnio, justification adéquate).

R: Nous remarquons qu’il y a parfois des problèmes avec les caisses d’assurance maladie lors de l’octroi des engagements de paiement. Toutefois, ces problèmes sont toujours de nature temporaire.

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