Inleiding

Dit document is de handleiding van Mediris wachtpost voor onthaalmedewerkers.

Mediris wachtpost kan op verschillende manieren geconfigureerd worden per wachtpost waardoor de handleiding soms een beetje kan verschillen met de wachtpost specifieke configuratie.

Oproepen

Oproepen overzicht

Als u aanmeldt als onthaalbediende op Mediris wachtpost krijgt u automatisch het overzicht van alle oproepen.

In dit scherm worden de oproepen uitgesplitst in 6 groepen:

  • Huisbezoek: openstaande oproepen voor een huisarts op de baan
  • Raadpleging:  openstaande oproepen voor een huisarts in een kabinet. Niet alle wachtposten werken met afspraken voor zittende artsen.
  • Advies: Oproepen die zijn doorgegeven aan een arts om telefonisch op te lossen.
  • Te behandelen: Wanneer een arts na het telefonische advies oordeelt dat de patiënt op raadpleging moet komen of dat een huisbezoek moet geregeld worden, wordt het advies hier geplaatst.
  • Afgewerkt: oproepen die medisch en/of administratief zijn afgewerkt.
  • Inlichting: dit zijn de oproepen voor inlichtingen zonder gevolg. Niet in alle wachtposten worden deze oproepen geregistreerd in Mediris.

In dit scherm zullen ook alle oproepen verschijnen die door 1733 doorgestuurd worden naar de wachtpost. Niet alle wachtposten werken met het 1733 systeem.

Nieuwe oproep

Eén van meest voorkomende acties in Mediris wachtpost is het registreren van een nieuw oproep aan de hand van de knop “Nieuwe Oproep” in het oproepen overzichtsscherm.

Bij een nieuwe oproep kunnen er 4 + 1 stappen doorlopen te worden, niet alle stappen zijn verplicht:

  1. Patiënt: hier wordt de patiëntinformatie ingevuld.
  2. Huisarts: hier wordt de huisarts van de patiënt genoteerd.
  3. Nota: vrije tekst ingave met de reden van oproep.
  4. Betreft: keuze uit raadpleging/huisbezoek/dringend huisbezoek/telefonisch advies/inlichting
  5. Overzicht: hier kan u nogmaals nakijken wat er in de vorige stappen werd ingevuld.

Bij het registreren van een oproep kan je ten alle tijden bewaren, een pop-up zal weergeven of nog gegevens dienen ingevuld te worden. Als je niet op bewaren drukt en je sluit de pagina, verschijnt er een pop-up of je zeker bent om de pagina te sluiten. Druk je op “verlaten” ben je alle gegevens immers kwijt.

Patiënt

Indien persoon die belt gekend is in de wachtpost, dan is het mogelijk om de gegevens van de patiënt op te zoeken via de naam, de geboortedatum of het rijksregisternummer. Hiervoor klikt men op het zoekicoontje waarna een lijst met gevonden patiënten verschijnt om uit te selecteren. Alle persoonsgevens en de gekende huisarts worden dan onmiddellijk ingevuld.

In het geval dat de patiënt nog niet gekend is bij de wachtpost, zijn de velden met een rood kader verplicht in te vullen: achternaam, voornaam, geboortedatum, telefoonnummer, postcode en gemeente.
In het geval dat de oproep een medisch advies of huisbezoek is zijn straatnaam en huisnummer ook verplicht.

Op het moment dat de postcode en de gemeente zijn ingevuld, worden enkel de straten van die gemeente weergegeven bij het automatisch aanvullen van de straatnaam.

Tip: indien er de mogelijkheid is om telefonisch het rijksregisternummer in te vullen, dan kan dit ook een efficiënte manier zijn van werken. Bij het invullen van het rijksregisternummer worden namelijk de gegevens van de patiënt opgezocht by MyCareNet en worden de naam, de voornaam en de geboortedatum van de patiënt automatisch ingevuld in Mediris.

Indien de patiënt in een rust en verzorgingstehuis (RVT) verblijft, dan kan het adres op een snelle manier opgezocht worden via de zoekfunctie in het veld RVT. Een correct registratie hiervan is van groot belang, zeker indien de factuur voor de prestaties naar het RVT wordt gestuurd.

Huisarts

In dit veld kan de huisarts van de patiënt ingevuld worden. Dit kan door de achternaam van de huisarts in te vullen en de correcte naam te selecteren.

Indien u zoekt op een veelvoorkomende naam, dan kan u op de knop “Uitgebreid zoeken” drukken. In de pop-up die opent kan u de gemeente waar de ontvanger actief is of de RIZIV nummer specifiëren

Er kan gezocht worden op alle artsen in België, niet enkel de artsen binnen de wachtregio.
Deze stap is overigens optioneel, en hoeft dus niet ingevuld te worden als de patiënt bijvoorbeeld geen huisarts heeft.

Nota

Dit is een vrij veld waarin de reden van de oproep kan geregistreerd worden. De nota zal ook zichtbaar zijn in het overzichtsscherm van de arts.

Het is niet verplicht dit veld in te vullen.

Betreft

In de betreft stap kan u kiezen of het gaat over een raadpleging, huisbezoek, dringend huisbezoek, telefonisch advies of een eenvoudige inlichting.

In het geval van een raadpleging, dient u een kabinet te selecteren zodanig dat de werklast in de wachtpost goed kan ingeschat en opgevolgd worden. In het geval van een wachtpost met meerdere wachtdienstonderdelen, zijn daar alle kabinetten van de verschillende wdo’s zichtbaar.

Indien een bepaald tijdsslot word geselecteerd, dan wordt dit slot geel ingekleurd

Het werken op afspraak is optioneel voor een wachtpost. Indien deze optie is uitgeschakeld in Mediris wachtpost, dan wordt het afsprakenscherm niet getoond (ook niet in de doktersmodule).

In het geval van een huisbezoek dient er aangegeven te worden naar welke auto en baanarts de oproep het best kan doorgestuurd worden. Bij een huisbezoek is het om voor de hand liggende redenen verplicht het volledige adres in te vullen van de patiënt.

In het overzichtsscherm is de naam van de auto zichtbaar, de baanarts en er kan ook nagekeken worden hoeveel afspraken er reeds zijn ingepland voor de verschillende artsen op de baan.
Via de link overzicht is het ook mogelijk om na te gaan waar de afspraken juist zijn ingepland.

Als er nog geen arts toegewezen is aan de wagen kan je via de knop “arts toewijzen” een dokter opzoeken en koppelen aan deze wagen.

Indien de patiënt vraagt voor een dringend huisbezoek, dan dient dit eerst te worden geëvalueerd door een arts aanwezig op de wachtpost. Bij het selecteren van de keuze dringend huisbezoek verschijnen dan ook alle artsen die aanwezig zijn in de wachtpost (zoals ingesteld bij het begin van de wacht in het instellingen menu). Indien er nog geen artsen werden geselecteerd, dan kan dit ook via de zoekfunctie onderaan.

De oproep komt dan in de status “Evaluatie arts”, en zal terug te vinden zijn in het advies tabblad van de oproepen. Dringende huisbezoeken zullen in het rood weergegeven worden wegens de urgentie.

Hetzelfde geldt voor een een telefonisch advies. Dit wordt doorgegeven naar een bepaalde arts in de wachtpost die de telefonische oproep behandelt. De oproep komt dan in de status “Evaluatie arts”, en zal terug te vinden zijn in de kolom advies (met een witte kleur).

Tenslotte is er nog de mogelijkheid om inlichtingen te registreren en deze worden dan apart weergegeven in het oproepen overzichtsscherm. In het geval van een oproep voor een inlichting hoeft er geen verdere informatie opgegeven worden in de betreft stap. De oproep krijgt dan ineens ook de status “Afgewerkt”

In de vijfde en laatste stap krijgt u een overzicht van alle gegevens die u in de vorige 4 stappen heeft ingevuld. Zoals in alle voorgaande stappen, kan u ook hier de oproepdetails bewaren

Bewerken oproep

Eens de oproep is bewaard, dan verschijnt deze automatisch in het overzichtsscherm, bij huisbezoek, raadpleging of advies. De overzichten kunnen steeds herlaad worden door op het vernieuwicoontje te klikken links bovenaan in de tabel.

Dit is van toepassing voor alle tabellen

Het bewerken van een oproep kan via het pen-icoontje. Bij het aanklikken via die knop zijn opnieuw alle velden editeerbaar zoals bij het ingeven van een nieuw oproep (4 + 1 stappen).

Ook de status van een knop kan in dit scherm aangepast worden via de statuslink van de oproep (laatste kolom op de rij).

Op het moment dat de patiënt zich aanmeldt op de wachtpost, dient de oproep van de patiënt te worden opgezocht en kan deze gebruikt worden om de patiënt in de wachtzaal te plaatsen. Dit gebeurt aan de hand van het huis-icoontje waarna men in de flow voor het in de wachtzaal zetten van een patiënt terechtkomt. Dit wordt volledig beschreven in het hoofdstuk Wachtzaal.

Te behandelen oproepen

Deze categorie omvat de medische adviezen en dringende huisbezoeken die telefonisch behandeld zijn door een zittende arts en moeten opgevolgd worden.

Als de arts oordeelt dat de patiënt op raadpleging op de wachtpost moet komen zal er een potlood-icoontje naast de te behandelen oproep staan. Als je hierop drukt kan je een afspraak aan de patiënt geven.

Wanneer de arts oordeelt dat een huisbezoek nodig is zal er een baan-icoontje naast de oproep staan, als je hierop drukt kan je een wagen selecteren voor het huisbezoek.

Wachtzaal

Wachtzaal overzicht

In dit scherm krijgt men een overzicht van alle patiënten die in de wachtzaal zitten. Indien er verschillende wachtdienstonderdelen zijn, dan is het ook mogelijk om per wachtdienstonderdeel na te gaan hoeveel patiënten er in de verschillende wachtposten aanwezig zijn.

Tip: In het geval er meerdere wachtdienstonderdelen zijn, dan kan u rechts bovenaan in het scherm als onthaalmedewerker aangeven in welke wachtpost u aan de slag bent. Bij het aanklikken of vernieuwen van de wachtzaal krijgt u dan automatisch een selectie op de juiste wachtzaal.

Indien er een patiënt spontaan binnenwandelt op de wachtpost, dan kan u deze patiënt registreren in de wachtzaal via de knop “Nieuwe raadpleging” links bovenaan.

Nieuwe raadpleging

De flow voor het in de wachtzaal zetten van een patiënt bestaat uit 5 stappen:

  1. Patiënt: hier wordt de patiëntinformatie ingevuld.
  2. Huisarts: hier wordt de huisarts van de patiënt genoteerd.
  3. Aanmelding: hier kan worden aangegeven hoe de patiënt op de wachtpost is geraakt
  4. WDO: hier moet men aangeven in welke wachtpost de patiënt zich heeft aangemeld (enkel in het geval van meerde wachtdienstonderdelen)
  5. Risico: hier kan een bepaald risico gerelateerd aan een patiënt geregistreerd worden door het onthaal dat dan later kan geëvalueerd worden door een administrator

Patiënt / Huisarts

Stap 1: Patiënt en stap 2: Huisarts zijn identiek als deze voor het registreren van een nieuwe oproep.

Aanmelding

In de stap 3: aanmelding krijgt u de volgende opties:

  • Via oproep of 1733
  • Spontaan binnengewandeld
  • Via spoed (wanneer het geen spoedgeval blijkt te zijn)
  • Na triage (bijvoorbeeld door een verpleegkundige in het ziekenhuis)

Indien er is gekozen voor een nieuwe raadpleging dan staat de status standaard op “Spontaan binnengewandeld” indien er werd vertrokken van de informatie van een oproep dan zal er standaard “via oproep of 1733” gezet worden. “Via spoed” of “Na triage” moet dus gecorrigeerd worden indien van toepassing.

Ook is een veld voorzien met vrije tekst. Tekst die hier ingevuld wordt zal zichtbaar zijn in de doktersmodule, en kan dus als communicatiemiddel dienen.

WDO

Enkel in het geval er meerdere wachtdienstonderdelen zijn, dan dient er aangegeven te worden in welke wachtzaal de patiënt dient te worden geplaatst. Dit staat opnieuw standaard ingesteld op het wachtdienstonderdeel dat rechts bovenaan als plaats is ingesteld waar u als onthaalmedewerker actief bent.

Risico

Bij het registreren van een patiënt in de wachtzaal is er een optionele mogelijkheid om aan de wachtarts te laten weten dat er een zeker risico verbonden is aan de patiënt. Er zijn verschillende opties waarbij nog een woordje uitleg kan toegevoegd worden.

Deze informatie zal opgeslagen worden en gelinkt worden aan deze patiënt. Als de patiënt later terugkomt zal deze informatie verschijnen wanneer het dossier opgeroepen wordt.

Raadpleging gebaseerd op oproep

Een patiënt registreren in de wachtzaal op basis van een reeds eerder genoteerde oproep is identiek aan de flow voor een nieuwe raadpleging met het enige verschil dat de patiëntgegevens reeds zijn ingevuld.

Identiteitskaart van de patiënt uitlezen

Zowel voor een nieuwe raadpleging als voor een raadpleging gebaseerd op een oproep wordt bij voorkeur de EID van de patiënt uitgelezen zodat men steeds over de laatste informatie beschikt.

Hiervoor dient men gebruikt te maken van de EID Viewer software van de overheid die standaard geïnstalleerd is op computers die ooit gebruik gemaakt hebben van de EID.

Ereloon

In het ereloon scherm vindt u een overzicht van de erelonen die onmiddellijk verschijnen na het bewaren van de patiëntencontacten in de Mediris artsenmodule. De arts kan in de artsenmodule zelf technische prestaties toevoegen die mee het totale ereloon bepaalt dat in het overzicht verschijnt.

Als de arts reeds aangegeven heeft in de Mediris artsenmodule dat de derde betaler regeling dient toegepast te worden, dan staat er in de kolom “Derde betaler toegepast” een vinkje.
In sommige wachtposten wordt de derde betalingsregeling toegepast voor alle patiënten. In dat geval wordt de “pas derdebetaler toe” optie altijd aangevinkt, arts of onthaal hoeven zelf niets aan te duiden.

In dit overzicht kan men de datumselectie voor de erelonen aanpassen en filteren op onafgewerkte of afgewerkte prestaties. Let wel, onafgewerkte prestaties zullen steeds zichtbaar blijven in het overzicht, ongeacht de datumselectie met als bedoeling om de onafgewerkte prestaties blijven in het oog te laten springen. Verder kan men de erelonen nog groeperen per arts (die de prestatie heeft uitgevoerd) of per medewerker (die de betaling heeft verwerkt).

Zo kan men bijvoorbeeld alle betalingen van een arts afwerken nadat die terugkomt van een aantal huisbezoeken en controleren of het totaal ontvangen bedrag in cash of via bancontact correct is. In het geval van de groepering per arts of per medewerker wordt er steeds ook een sub-totaal getoond.

Om de betaling voor een patiëntencontact te registreren, drukt men op de knop “Betaling” naast het ereloon en waardoor men naar een nieuw scherm navigeert.

Op dit scherm verschijnt er bovenaan het bedrag dat de patiënt dient te betalen. Als de derdebetaler regeling niet wordt toegepast is dit het volledig ereloon, anders verschijnt hier enkel het remgeld.
De rest van het ereloon wordt in dit geval rechtstreeks bij de mutualiteiten geïnd.

In het onderstaande voorbeeld is er geen rijksregisternummer gekend en kan de derdebetaler regeling niet toegepast worden. Zelfs al is het rijksregisternummer gekend, dan zijn er nog situaties waarbij er niet kan gebruik gemaakt worden van de derdebetaler regeling. Bijvoorbeeld wanneer die patiënt lid is van een medisch huis of wanneer dit patiënt niet correct verzekerd is. In deze gevallen is de kader met de patiëntgegevens rood gekleurd en kan het vinkje “Pas derdebetaler toe” niet aangevinkt worden.

Er is een optie mogelijk waarbij patiënten aangesloten bij een medisch huis wel kunnen geïnd worden via de mutualiteit, en deze enkel het remgeld moeten betalen. In dit geval is er een extra knop “facturatie via medisch huis” voorzien, die een apart scherm opent waarbij het medisch centrum kan ingevuld worden.
Dit geldt enkel voor specifieke wachtposten, deze knop is standaard niet zichtbaar.

In het geval dat de patiënt wel voldoet aan de voorwaarden voor het toepassen van de derdebetaler regeling, dan is de kader met de patiëntgegevens groen gekleurd en kan het “Pas derde betaler toe” vinkje wel gewoon aangevinkt worden (als de arts dit nog niet zou gedaan hebben).

Indien het rijksregisternummer van de patiënt niet door de arts werd ingevuld, dan is het mogelijk om dit nog aan te vullen voor de betaling om zo alsnog de derdebetaler regeling te kunnen toepassen.

Let op, dit moet met de grootste voorzichtigheid te worden gecorrigeerd omdat dit rijksregisternummer ook wordt bewaard in het patiëntendossier. Bij het aanpassen van het rijksregisternummer worden daarom nogmaals de naam en de geboortedatum van de patiënt opgevraagd zodat men kan controleren dat het rijksregisternummer zeker bij die patiënt hoort.

Er zijn 3 opties om een onafgewerkte prestatie af te werken:

  1. Door de prestatie op betaald te zetten (via cash, bancontact, etc.)
  2. Door aan te geven dat er gefactureerd dient te worden aan een RVT
  3. Door aan te geven dat het ereloon nog dient geïnd te worden bij een derde of een andere instantie.

Indien met kiest voor “Betaald” dan kan men ingeven op welke manier de betaling wordt verwerkt (efacturatie, eAttest of getuigschrift), op welke manier de patiënt heeft betaald (cash of bancontact) en kan men ook registreren hoeveel de patiënt effectief betaald heeft.
Ook kan een betalingsbewijs gegenereerd worden dat aan de patiënt kan meegegeven worden als ze hierom vragen.

Via de knop “Facturatie via RVT” kan er aangegeven worden dat de factuur voor de prestatie rechtstreeks mag verstuurd worden naar de RVT (dit op basis van een maandstaat met een overzicht van de remgelden). Via het zoekvenster kan in dit geval de juiste RVT opgezocht worden.

Via de laatst optie “Te Innen” kan er aangegeven worden hoe het ereloon later nog dient geïnd te worden bij een andere partij. Dit betekent dus dat geen betalingsuitnodiging kan uitgeprint worden omdat niet de patiënt zelf maar een andere instantie de betaling zal uitvoeren.

Tip: als er geen derdebetaler regeling wordt toegepast hebben de knoppen “Betaald” of “Facturatie via RVT” een blauwe kleur. Indien de derde betaler regeling wordt toegepast, dan worden deze knoppen groen gekleurd

Een onthaalmedewerker kan in dit scherm ook nog steeds het contact type aanpassen (raadpleging / huisbezoek) en het tijdstip van het contact. Op basis hiervan worden dan opnieuw de juiste nomenclatuurcodes berekend. Daarnaast kan een onthaalmedewerker ook nog technische prestaties toevoegen, mocht dit nog niet gebeurd zijn door de arts zelf. Dit kan zowel op naam van de technische prestatie als op nomenclatuurnummer.

Eens de prestatie is afgewerkt kan er een betalingsbewijs worden afgedrukt in het geval dat de derde betaler regeling werd toegepast. In het geval dat de patiënt niet betaald heeft, kan er een zoals reeds aangegeven en schuldbekentenis worden afgedrukt met het rekeningnummer van de wachtpost dat de patiënt dan kan aftekenen.

Contacten

In het tabblad contact vindt u een overzicht van alle patiëntencontacten gesorteerd op tijd en filterbaar per arts. Op die manier is het bijvoorbeeld mogelijk om na te gaan welke arts zijn of haar verslagen niet volledig heeft afgewerkt.

Er is ook een knop “uitgebreid zoeken” voorzien, waarbij kan gezocht worden op patiënt naam, rijksregisternummer, patient ID, of behandelende arts voor een bepaalde periode.

Afspraken

Het tabblad “afspraken is enkel zichtbaar als de wachtpost met een afsprakensysteem werkt. Hier ziet u dan een overzicht van alle afspraken die nog gepland zijn en kan u tijdsloten blokkeren

Rechts bovenaan kan u instellen hoever in de toekomst u wilt kijken: de komende 4 uur, 8 uur, 12 uur of 24 uur. Ook kan u een overzicht krijgen van de huidige dag door “vandaag” te selecteren.

Via de knop afspraak momenten bewerken kan je sommige tijdsloten blokkeren zodat deze niet door andere onthaalmedewerkers kunnen ingenomen worden als de planning dit vereist.

De afspraken zijn opgedeeld in een grid: bovenaan in de kolommen ziet u alle kabinetten op alle locaties van de wachtpost, de rijen stellen de tijdstippen voor (15 min per raadpleging). Naargelang de kleur dat een venster heeft kan u afleiden wat er op het programma staat voor dat tijdstip.

Als u een afspraak inboekt op een tijdstip waarop al een afspraak ingepland staat dan zal dit een pop-up generen om te bevestigen dat 2 patiënten op hetzelfde tijdstip ingeboekt worden

Instellingen

In het instellingenscherm kan er bij het begin van de wacht aangegeven worden welke artsen er aanwezig zijn op de wachtpost en welke de baanartsen zijn. Dit is eenvoudiger bij het selecteren van de toegewijzen arts bij het registreren van een oproep.

Close Menu