Over Mediris eFact

Mediris eFact is een volledig web-based toepassing die u toelaat om uw volledige derdebetaler facturatie in te geven, door te sturen naar de mutualiteiten en achteraf op te volgen. Mediris eFact werkt op elke moderne browser (Internet Explorer 11, Google Chrome, Firefox, Safari…) en werkt op elk toestel met internettoegang (Desktop PC, laptop, smartphone, tablet…).

Vereisten voor het gebruik van Mediris eFact:

  • Internettoegang
  • Gebruik van MediRing 2.0 of Mediris eHealthConnector: Hiermee bekomt u een beveiligde eHealth-sessie op het Mediris-platform

Indien u patiënten wenst toe te voegen door de eID uit te lezen, dient u gebruik te maken van Internet Explorer 11 of FireFox. Java dient ook geïnstalleerd te zijn op uw PC om een verbinding met uw kaartlezer te kunnen maken.

Text Box: Indien u nog geen gebruik maakt van MediRing2.0/Mediris eHealthConnector, of u ziet in Mediris eFact de melding verschijnen dat u geen geldige eHealth-sessie hebt, gelieve dan contact op te nemen via support@mediportal.be.

Overzicht

Aangezien Mediris eFact gebruik maakt van de nieuwe elektronische facturatie mogelijkheden die worden aangeboden door eHealth en MyCareNet, wordt u een veel snellere en vlottere uitbetaling gegarandeerd dan wanneer u gebruik zou maken van het papieren circuit of wanneer u gebruik maakt van de tarificatie-aanbieders.

In het algemeen verloopt het gebruik van Mediris eFact als volgt:

  1. U geeft patiëntencontacten in en slaat deze op in het systeem, zonder deze direct door te sturen naar de mutualiteiten. Op de startpagina ziet u direct hoeveel contacten er reeds zijn ingegeven maar nog niet zijn doorgegeven.
  2. U mag maximaal 1x per dag uw ingevoerde prestaties door sturen. Wij raden u echter aan om maximaal 1x per week uw prestaties door te sturen.
    1. De doorgestuurde prestaties worden in 2 stappen gecontroleerd door de mutualiteiten. De snelheid van deze controles verschilt sterk per mutualiteit.
    1. Nadat de doorgestuurde prestaties zijn gecontroleerd en geaccepteerd door de mutualiteiten zullen deze binnen enkele werkdagen worden uitbetaald
  3. In Mediris eFact kan u op elk moment de status van uw facturen opvolgen en controleren. U kan ook een aantal rapporten laten genereren om uw boekhouding te vervolledigen

Eerste gebruik

Bij het eerste gebruik van Mediris eFact ziet u op het scherm volgende waarschuwing:

Mediris eFact heeft, om correct uw facturen te kunnen doorsturen, namelijk volgende gegevens nodig:

  • Uw bankrekeningnummer waarmee u gekend bent bij het RIZIV. Op deze rekening worden de betalingen uitgevoerd
  • Uw ondernemingsnummer. Indien u nog niet beschikt over een ondernemingsnummer is het tijdelijk toegestaan om 0999.999.922 in te geven.

U kan uw rekeningnummer ingeven door op het -icoon te klikken naast het veld ‘Rekeningnummer’. Het volstaat om in het inputveld in de pop-up uw rekeningnummer in een van de volgende formaten in te geven:

  • BE12 3456 7890 1234
  • 3456 7890 1234

Registratie van een prestatie

U kan op meerdere manieren een nieuw patiënten-contact registreren:

  • Vanaf het tabblad Contacten: Indien u hier op de knop Nieuwe Contact  klikt, wordt er een nieuw contact gestart waarbij u zelf de patiënt en het type contact dient aan te geven.
  • Vanaf het tabblad Patiënten:
    • Nieuw Contact start een nieuw contact waarbij u zelf de patiënt en het type contact dient aan te geven.
    • Raadpleging: Deze knop is gelinkt aan een patiënt. U start hiermee een nieuwe raadpleging voor deze patiënt. De juiste prestatiecodes en supplementen, gebasseerd op de geselecteerde datum/tijd, worden automatisch ingesteld.
    • Huisbezoek: Deze knop is gelinkt aan een patiënt. U start hiermee een nieuw huisbezoek voor deze patiënt. De juiste prestatiecode, gebasseerd op de geselecteerde datum/tijd, wordt automatisch ingesteld.
  • Vanaf het Patiëntenoverzicht: idem het tabblad Patiënten.

Indien u zelf de patiënt dient te selecteren, krijgt u onderstaand scherm te zien:

U hebt verschillende mogelijkheden om een patiënt te selecteren:

  • Indien de patiënt reeds gekend is in Mediris eFact (bijvoorbeeld om u al eerder een prestatie hebt ingegeven), kan u de voornaam of achternaam typen in het invoerveld. Na 3 karakters opent een suggestielijst met mogelijke patiënten
  • Indien u beschikt over de eID van de patiënt en een kaartlezer, kan u de eID laten uitlezen en zo de patiënt toevoegen.
  • Indien u het correcte rijksregisternummer (11 tekens) ingeeft, wordt de patiënt automatisch toegevoegd. De naam en voornaam van de patiënt worden automatisch ingevuld, samen met zijn verzekerbaarheidsgegevens

Het type contact en de datum/tijd zullen bepalen welke prestatiecodes en supplementen worden vooringevuld. Indien u hier dus de juiste keuze maakt, hoeft u achteraf niets meer in te geven.

Na het selecteren van de juiste patiënt ziet het scherm er als volgt uit:

We onderscheiden drie delen in het scherm:

Patient-gegevens

  1. Klikken op de naam brengt u naar een overzicht van alle prestaties die zijn ingegeven voor deze patiënt
  2. Derde betaler status
    1. Derdebetaler verplicht: voor omnio patiënten
    1. Derdebetaler toegestaan: patiënten met verhoogde tegemoetkoming
    1. Derdebetaler toegestaan mits rechtvaardiging: Indien u voor deze patiënt prestaties wil ingeven, dient u in het vak ‘Rechtvaardiging RDB’ in te geven waarom u de prestaties voor deze patiënt wenst te factureren via eFact
    1. Derdebetaler niet toegestaan: Patiënt niet in regel, patiënt aangesloten bij een medisch huis… Deze contacten kan u nooit opslaan in Mediris eFact

Contact-gegevens

  1. Type contact: De waarde van dit veld bepaaldt welke prestatie-codes worden voorringevuld. Indien u aangeeft dat de prestatie plaats vond in een hospitaal, opent er zicht een pop-up waar u het juiste hospitaal dient te selecteren.
  2. Tijdstip van contact
  3. Rechtvaardiging RDB: Dit veld is alleen zichtbaar indien er een rechtvaardiging noodzakelijk is
  4. Groepspraktijk: Dit veld kan enkel gebruikt worden indien u werkt in een erkende groepspraktijk en de GMD-houdende arts van de patiënt ook lid is van deze groepspraktijk. Indien de groepspraktijk niet als dusdanig erkend is door het RIZIV, zal de betalingsverbintenis geweigerd worden.

Prestaties

Op basis van het type en het tijdstip van het contact worden automatisch de juiste prestatiecodes aangeboden (inclusief supplementen). Het is steeds mogelijk om technische prestaties in te geven.

U kan technische prestaties ingeven door (een deel van) de code of de omschrijving in te geven in het zoekveld, of door op het -icoon te klikken.

Indien u de patiënt hebt bezocht in een RVT, en u wenst gebruik te maken van de rapportering per RVT (zie verder), kan u aangeven in welk RVT de patiënt verblijft.

Text Box: TIP: Indien u reeds een vorig contact met deze patiënt in een RVT hebt geregistreerd, zal het RVT automatisch worden ingevuld.

Bewaren

U kan uw contact enkel bewaren indien er een betalingsverbintis werd verkregen bij de mutualiteiten. Dit geeft u 99% zekerheid dat de prestatie bij de facturatie niet verworpen zal worden, en dat dus effectief zal betaald worden.

Om een betalingsverbintenis te bekomen, klikt u op de knop ‘Controleer derdebetaler’. Als u een betalingsverbintenis hebt verkregen, wordt ook de correcte opdeling (Remgeld, terugebetaald en totaal) van de prijs weergegeven. In de onderste rij kan u het totaal aangerekende remgeld corrigeren.

Text Box: TIP: Hebt u geen remgeld aangerekend? Klik dan op de  -knop in de kolom ‘Remgeld’. Het totale remgeld wordt dan op 0 gezet.

Het bekomen van een betalingsverbintenis wordt visueel duidelijk gemaakt doordat de rij van een prestatie in de tabel volledig groen wordt, en er een  verschijnt in de eerste kolom. Indien er geen betalingsverbintenis werd bekomen, is de kolom rood.

Na het bekomen van een betalingsverbintenis van alle prestaties kan u het contact opslaan. De knop ‘Afwerken’ (zowel boven- als onderaan het scherm) biedt u 3 mogelijkheden:

  • Afwerken: Uw contact wordt opgeslagen en u gaat terug naar het hoofdscherm
  • Afwerken en nieuw contact – zelfde patiënt: Uw contact wordt opgeslagen en het scherm opent zich opnieuw, waarbij automatisch de huidige patiënt is geselecteerd
  • Afwerken en nieuw contact: Uw contact wordt opgeslagen en het scherm opent zich opnieuw. U kan een andere patiënt selecteren.

Facturatie

Nadat u een aantal contacten hebt ingegeven, dient u deze door te sturen naar de juiste mutualieteiten. Het volstaat in Mediris eFact om in het startscherm (het tabblad ‘Contacten’) op de knop ‘Geselecteerde prestaties (x) verzenden’ te klikken. U kan MAXIMAAL 1x per dag op deze knop klikken.

Direct nadat u uw contacten hebt verzonden, krijgt u een overzicht van het aantal aangemaakte facturen (per mutualiteit wordt er achterliggend een aparte factuur gemaakt), het aantal patiënten en het totaal bedrag.

De ervaring leert dat u, hoewel u dagelijks uw prestaties mag doorsturen, u dit best doet op wekelijkse, twee-wekelijkse of zelfs maandelijkse basis.

Indien u namelijk dagelijks factureert, zal u ook bijna dagelijks betalingen ontvangen op uw rekening. Dit wordt door veel gebruikers als onoverzichtelijk ervaren.

Nadat uw facturen verstuurt zijn naar de mutualiteiten, zullen ze in 2 verschillende stappen gecontroleerd worden:

  1. In een eerste stap wordt het formaat van het facturatiebestand gecontroleerd, zonder dat er naar de effectieve inhoud wordt gekeken. Indien er in deze stap fouten worden aangetroffen, kunnen deze meestal door het Mediris eFact-team worden gecorrigeerd. Enkele van voorkomende fouten zijn:
    1. Het opgegeven bankrekeningnummer is niet gekend bij het RIZIV
    1. U hebt vanuit een andere softwaretoepassing reeds een verzending gedaan op dezelfde dag
  2. In een tweede stap worden de prestaties gecontroleerd. Indien er nog fouten in deze stap worden aangetroffen, worden de prestaties opnieuw zichtbaar in het hoofdscherm, en dit in de 2e tabel: Prestaties te corrigeren. Bij het openen van deze prestaties ziet u bovenaan uw scherm steeds de reden van weigering.

Pas wanneer een factuur volledig gevalideerd en goedgekeurd is, zal deze effectief worden betaald. De tijd tussen de aanvaarding en de effectief uitbetaling verschilt (sterk) per mutualiteit. U zou wel steeds binnen de 14 dagen het geld op uw rekening moeten krijgen.

Opvolging

Een van de aspecten waar Mediris eFact zeer veel belang aan hecht is de opvolging van uw facturen achteraf. U kan op elk moment de status opvragen van de individuele facturen, of per patiënt nagaan welke prestaties reeds aanvaard zijn en welke prestaties nog in behandeling zijn.

Facturatie

Onder tabblad ‘Facturatie’ krijgt u een overzicht van alle opgestuurde facturen. Aan de hand van de kalendericoontjes bovenaan het scherm kan u de selectie vergroten of verkleinen.

Door op het -icoon te klikken naast elke factuur, krijgt u een gedetaileerd overzicht van de prestaties die zijn doorgestuurd in deze factuur. U zit per patiënt de individuele prestaties en de status van elke prestatie. Verder wordt er ook aangegeven met welke betalingsreferenties deze facturen zullen betaald worden. De betalingsreferentie is pas gekend wanneer de factuur volledig gevalideerd is.

Rapportering

Onder het tabblad ‘Rapportering’ krijgt u een volledig overzicht van alle prestaties die u in bepaalde periode hebt ingegeven. Wanneer de pagina laadt, krijgt u steeds de ongegroepeerde prestaties van de huidige maand te zien. Andere mogelijkheden zijn:

  • De prestaties van een andere maand bekijken
  • De prestaties van een volledig jaar bekijken. Selecteer hiervoor in de ‘maandselectie’ de optie
  • De prestaties groeperen per patiënt : Per patiënt krijgt u een aparte tabel met de contacten die u in de geselecteerde periode hebt ingegeven. U ziet dus niet meer de individuele prestaties.
  •  De prestaties groeperen per RVT : U krijgt een overzicht van uw contacten, gegroeperd per RVT. De contacten zijn chronologisch gerangschikt en u ziet de individuele prestaties niet meer.
  • De prestaties groeperen per TVT/Patiënt : U krijgt een overzicht van uw contacten, gegroepeerd per RVT. De contacten zijn onderling gegroepeerd per patiënt. Indien u dus een patiënt meerdere keren hebt bezocht in een RVT, zal hij toch maar zichtbaar zijn als 1 lijn in het rapport.

Alle rapporten zijn ook beschikbaar in PDF-formaat, vie de knop .

U kan er ook voor kiezen om al uw contacten te exporteren als Excel bestand.

Opvolgen van betalingen

Mediris eFact weet enkel wanneer een factuur aanvaard wordt door de mutualiteiten, maar niet wanneer ze effectief betaald wordt. Indien u dit ook wenst op de te volgen, kan u gebruik maken van de knop .

De popup die zich opent geeft een overzicht van alle facturen die zijn aanvaardt door de mutualiteiten, maar waarvan u nog niet hebt aangegeven dat ze effectief betaald zijn. U ziet in dit scherm een steeds de betalingsreferentie, de mutualiteit en het bedrag dat betaald zal worden.

Indien u dit wenst, kan u het vinkje ‘Betaald’ aanvinken om aan te geven dat een factuur betaald is. De status van de factuur en van alle verbonden prestaties zal dan aangepast worden naar ‘Betaald’.

Indien u een overzicht wil krijgen van alle uitbetalingen van de mutualiteiten, kan u in de pop-up klikken op .

In het scherm dat open ziet u een volledig overzicht van alle facturen die volledig aanvaard zijn door de mutualiteiten. U kan zien of u de factuur al had aangevinkt als betaald, wanneer u de factuur had verstuurd en wanneer ze aanvaard werd door de mutualiteiten. U kan de lijst ook laten afdrukken als PDF-bestand.

Vaak gestelde vragen

V: Kan ik mijn eGMD factureren via Mediris eFact

A: Neen. U kan geen GMD codes factureren via eFact-platform van eHealth en MyCareNet. Daarom is het dus ook niet mogelijk om deze codes te selecteren in Mediris eFact.

Binnen enkele weken zal er wel een eGMD-module beschikbaar zijn in Mediris eFact waarmee u, indien u bent ingeschreven voor het eGMD, uw GMD’s elektronisch kan factureren en beheren.

V: Ik verkrijg geen betalingsverbintenis voor een patiëntencontact waarvoor ik dit wel verwacht (Omnio, juiste rechtvaardiging)

A: We merken dat er soms problemen zijn bij de mutualiteiten bij het toekennen van betalingsverbintenissen. Deze problemen zijn echter steeds van tijdelijke aard.

Close Menu